Повышение окладов в организации влечет за собой изменение среднего заработка. Именно этот параметр является основным при расчете отпускных. Для соблюдения требований законодательства производится индексация отпускных выплат при повышении окладов в 2025 году.
Закон об индексации отпускных при повышении зарплаты
В трудовом законодательстве закреплена необходимость индексации заработной платы на уровень роста потребительских цен (ст. 134 ТК). При этом для государственных и муниципальных работников порядок установлен законодательно, иные работодатели вправе разработать свои правила повышения заработных плат и оформить их локальным нормативным актом.
Порядок расчета среднего заработка установлен ст. 139 ТК и Положением, утвержденным Постановлением Правительства от 24.12.2007 № 922 (далее – Положение). Согласно их нормам при повышении зарплаты не во всех случаях происходит изменение среднего заработка и, соответственно, отпускных.
Существенным условием индексации среднего заработка является повышение заработной платы всем работникам организации или ее структурного подразделения.
Например: В организации имеется отдел продаж штатной численностью 3 единицы. С 1 января было произведено повышение окладов всем сотрудникам, кроме начальника отдела продаж. Поскольку этот отдел является структурным подразделением, то индексация среднего заработка не будет проведена по всем его работникам.
Аналогично действует порядок и в отношении ситуации, когда оклады повышены только некоторым работникам организации. Это не значит, что им откорректируют средний заработок, влияющий на расчет отпускных.
В соответствии с п. 16 Положения индексация не будет произведена:
- когда повышение окладов совершено только отдельным сотрудникам;
- повышены надбавки, премии и иные выплаты, но не оклады.
На размер средней зарплаты влияют все доходы сотрудника, связанные с трудовым процессом:
- оклад;
- надбавки к окладу;
- премии и т.д.
Оплата больничных листов и выплаты материального характера в этот расчет не входят.
Как осуществляется индексация отпускных?
Исходными показателями для индексации отпускных являются:
Сначала определяется коэффициент индексации (КИ) заработной платы. Он будет применяться при перерасчете среднего заработка для отпускных.
Это отношение новой величины оклада к старой:
КИ = НО / СО, где
- НО — оклад после повышения;
- СО — оклад до повышения.
Для примера возьмем ситуацию, когда работнику был установлен оклад в 20 тысяч рублей, и увеличен до 25 тысяч рублей.
КИ = 25 / 20 = 1,25.
Расчетным периодом для расчета отпускных является 12 месяцев до момента наступления оплачиваемого отпуска. В соответствии с п. 5 Положения и Письмом Минтруда от 15.04.2016 № 14-1/В-351 отработанными днями считаются не только трудовые будни, но выходные и праздничные дни, приходящиеся на период работы сотрудника в организации. Из него будут исключены только дни нахождения работника:
- на больничном;
- в период беременности и родов;
- в отпуске и командировке;
- взятые в связи с уходом за ребенком-инвалидом и т.д.
Если сотрудник отработал больше года? Согласно п. 4 Положения, расчетным периодом принимаются предшествующие 12 месяцев.
Например: Петров принят на работу 10 апреля 2017 года, а в отпуск собрался в 06 марта 2020 года. Расчетный период будет с 1 марта по 29 февраля 2020 года.
Если работник отработал меньше года? Работник имеет право на отпуск, отработав в компании не менее полугода. Поэтому он может обратиться с заявлением о предоставлении оплачиваемых дней отдыха, но так как расчетный период еще не составляет 12 месяцев, он будет принят фактическим от даты трудоустройства до момента выхода в отпуск.
При исчислении расчетного периода здесь принимают полные месяцы работы до наступления отпуска. Учитывается только момент, что неполный первый отработанный месяц:
- участвует в расчете, если дата приема на работу до 15 числа;
- не участвует в расчете в случае приема на работу после 15 числа.
Например: Иванов принят на работу 01.11.2019. В отпуск отправляется с 09.08.2020. Расчетным периодом будет считаться с 01.11.2019 по 31.07.2020, что составит 9 месяцев. Если бы он был принят на работу 16.11.2019, то ноябрь из расчета был бы исключен и период был бы принят в 8 месяцев.
При определении периода, за который будет рассчитаны отпускные, обычно руководствуются нормами ст. 139 ТК. Но руководство компании вправе закрепить иные правила, закрепив их локальным нормативный актом или коллективным договором, но не ухудшающие условия работающих.
Если в расчетном периоде была проиндексирована заработная плата, то индексации подлежат и суммы отпускных. Это необходимо сделать также в отношении отпускных, которые были работнику уже выплачены.
Средний заработок для отпускных считается в зависимости от отработанных сотрудником в расчетном периоде дней.
Если расчетный период отработан полностью, применяется формула:
СДЗ = ЗП × КИ / 12 / 29,3, где
- ЗП — зарплата за 12 месяцев перед начислением отпускных (необходимо сложить выплаты, произведенные работнику за каждый месяц в расчетном периоде);
- каждый отработанный полностью месяц дает 29,3 отработанных дней (они и участвуют в формуле).
В случаях, когда в расчетном периоде имеются исключаемые дни или он отработан не полностью, применяют формулу:
СДЗ = ЗП × КИ / (РП1 + РП2) / 29,3, где
- РП1 – количество фактически отработанных месяцев с учетом полных месяцев работы;
- РП2 — количество неполных месяцев работы.
При этом количество отработанных дней в неполном месяце можно рассчитать по формуле:
РП2 = Количество фактически отработанных дней / Количество календарных дней × 29,3.
Порядок индексации отпускных
Для индексации отпускных установлена следующая зависимость от периода увеличения заработной платы:
- индексации подлежат выплаты за весь расчетный период, если оклад повышен после этого периода, но до наступления первого дня отпуска — пример;
- индексируются все выплаты, начисленные работнику до повышения зарплаты, если ее повышение произошло в расчетном периоде — пример;
- индексируются выплаты, но уже новый расчет отпускных касается дней после даты повышения оклада, если зарплата повышена в период пребывания работника в отпуске — пример.
В расчетном периоде для оплаты отпускных были повышены оклады по всей компании, как учесть повышение?
Разберем на примерах в различных ситуациях.
Если изменения произошли в расчетный период?
В этой ситуации применяется простая формула расчета отпускных, но с учетом индексации.
Заработная плата за расчетный период умножается на расчетный КИ, затем вычисляется среднедневной заработок. Эта величина перемножается с количеством отпускных дней.
Например: Очередной отпуск сотрудника И. начинается 7 апреля 2020 года на 28 календарных дней. Оклад до момента индексации составлял 20 000 рублей. Расчетный период с 1 апреля 2019 по 31 марта 2020 года.
С 1 января 2020 года заработная плата была повышена на 5 000 рублей и составила 25 тыс. рублей. КИ = 20000 / 25000 = 1,25.
Произведем расчеты:
Среднедневной заработок сотрудника составит:
(20000 × 1,25 × 9 мес. + 25000 × 3 мес.) / 12 / 29,3 = 853,24 рубля
И сумма отпускных получится:
853,24 × 28 = 23 890,72 рубля.
Если изменения пришлись на месяц начала отпуска?
В этой ситуации вся средняя заработная плата подлежит индексации.
Например: Заработок в организации был увеличен с 1 февраля 2020 года на коэффициент 1,25. Отпуск работнику предоставляется с 10 февраля 2020 года на 28 дней. С 1 февраля 2019 года по 31 января 2020 года будет расчетным периодом. Средний заработок в расчетном периоде за 12 месяцев был исчислен в сумме 380 тысяч рублей.
Средняя заработная плата составит:
380 000 / 12 / 29,3 = 1080,77 руб.
Отпускные с учетом индексации равны:
1080,77 × 28 дней × 1,25 = 37826,95 руб.
Если повышение прошло во время отдыха?
Увеличение окладов могло быть произведено и в период нахождения работника в отпуске. Отпускные ему уже исчислены и выплачены, но они должны быть проиндексированы и произведена доплата. Но индексация коснется только части отпуска, оставшейся после введения новых окладов.
Например: Работник С. вышел в очередной отпуск 10 февраля 2020 года на 28 дней. Средний заработок за расчетный период составил 240 тысяч рублей. С 1 марта 2020 года произошло увеличение окладов на коэффициент 1,25.
Для расчета отпускных был применен среднедневной заработок в размере:
240000 / 12 / 29,3 = 682,59 руб.
Отпускные были выданы в сумме:
682,59 × 28 = 19 112,52 руб.
До повышения оклада работник находился в отпуске уже 20 дней. Отпускные за эти дни составляют:
682,59 × 20 = 13 651,8 руб.
Оставшиеся 8 дней отпуска будут рассчитаны с учетом индексации и размер отпускных будет:
682,59 × 1,25 × 8 = 6823,9 руб.
В итоге отпускные по нашему расчету равны:
13 651,8 + 6823,9 = 20 475,7 руб.
Доплата будет произведена в размере:
20 475,7 — 19 112,52 = 1363,18 руб.
