Трудовая книжка является документом, хранящим информацию о трудовой деятельности человека на протяжении всей его жизни. В первую очередь эти сведения необходимы для назначения пенсии.
С 1 января 2020 года вступили в действия поправки в Трудовой кодекс, давшие начало переходу трудовых книжек на цифровой формат, что в итоге даст возможность избавиться от бумажного носителя и хранить информацию в базе Пенсионного фонда РФ. Для осуществления перехода на цифровизацию стажа, каждый сотрудник должен подать работодателю заявление о выборе способа ведения трудовой книжки. Срок направления заявления ограничен 31 декабря 2020 года.
Виды заявлений о переходе на электронную трудовую книжку
Выбор заключается в следующем:
- работник подает заявление, где просит продолжать вести его трудовую книжку в бумажном виде. Работодатель составляет электронную версию документа, по необходимости впоследствии ведет ЭТК, дублирует записи в бумажной книжке и придерживается правил ее хранения в соответствии с законодательством;
- работник подает заявление о желании оцифровать сведения о своем стаже и хранить их только в электронном виде. Тогда работодатель формирует электронный формат документа, а бумажный выдает работнику на руки.
Бумажная трудовая книжка должна храниться работником самостоятельно. Она по-прежнему является необходимым документом для назначения пенсии, поскольку в электронном формате сведения начнут накапливаться с 2020 года.
Как правильно написать заявление о переходе на электронную трудовую книжку?
Все заявления в адрес работодателя составляются в произвольном формате. Обязательными являются следующие реквизиты:
- сведения об адресате (ФИО руководителя и наименование организации);
- информация о том, кто направляет заявление (должность и ФИО работника);
- содержание заявления с указанием, каким способом впоследствии будут формироваться сведения о трудовой деятельности;
- личная подпись и дата составления заявления.
Форма может быть разработана самим работодателем и предложена к заполнению. Допустимо приложить ее при направлении уведомления о переходе на ЭТК.
Нужно ли заверять заявление?
Заявление в обязательном порядке заверяется личной подписью работника. При получении ответственному лицу работодателя потребуется зафиксировать дату приема в журнале входящей корреспонденции.
Это необходимо для составления отчета в Пенсионный фонд РФ. В форме отчета содержится строка, где требуется указать дату получения заявления от работника. И уже до 15 числа следующего месяца все сведения должны быть переданы в ПФР.
Например, бухгалтер П. подала заявление 18 марта 2020 года, ее выбор должен быть отражен в отчете и направлен в ПФР до 15 апреля.
В случае выбора ведения трудовой книжки только в цифровом виде, бумажный вариант выдается работнику на руки. При этом вносится последняя запись датой выдачи и основанием, содержащим информацию о том, что трудовая книжка выдана на руки в соответствии с заявлением работника и ст. 66.1 ТК РФ.
Записи текущего работодателя, а также сведения о поощрениях, должны быть заверены печатью.
Где хранится?
Способ хранения бумажного документа о стаже зависит от того, какой вариант ведения трудовой книжки выбран работником:
- самостоятельно, если в заявлении содержится способ формирования только электронного документа. Вся ответственность за хранение тогда лежит на самом гражданине. Бумажная трудовая книжка не теряет своей актуальности при подтверждении трудового пути до 2020 года. В ЭТК будут формироваться записи, начиная с 2020 года;
- у работодателя в соответствии с правилами ведения и хранения трудовых книжек, если работник выбрал дублирование записей в бумажном варианте. В этом случае ничего не меняется, книжка находится на хранении у работодателя и записи одновременно вносятся и в ЭТК и в бумажный вариант.
Образец заявления о переходе на электронную трудовую книжку 2024 года
Образец заполнения заявления о предоставлении сведений о трудовой деятельности или продолжении ведения трудовой книжки:
Работник вправе запросить выписку из своей ЭТК за определенный период времени. Сделать это можно по месту текущего места работы, в любом отделении Пенсионного фонда РФ или МФЦ. Предоставляется выписка в ответ на заявление гражданина.
Скачать бланк заявления о предоставлении сведений из ЭТК . doc
При обнаружении ошибочных или неполных сведений гражданин вправе обратиться к работодателю с заявлением об уточнении информации. На его основании должна быть проведена сверка с имеющимися документами по личному составу и внесены коррективы в отчет, направляемый в ПФР.
Скачать бланк заявления об исправлении сведений в ЭТК . doc
Срок для подачи заявления о выборе способа ведения трудовой книжки установлен 31 декабря 2020 года. Для тех, кто в указанный период не обратится к работодателю, с 2021 года будет применен порядок дублирования записей в электронном и бумажном варианте.
