Изменения в трудовой кодекс обязывают работодателей в течение 2020 года произвести ряд действий, связанных с переходом на электронные трудовые книжки. Для этого потребуется издать соответствующий приказ.
Законодательное регулирование
Федеральным законом от 16.12.2019 № 439-ФЗ внесены изменения в Трудовой кодекс в части перехода на новый формат хранения и ведения записей о трудовой деятельности граждан. Начиная с 2020 года, запускается переход на электронный формат, что влечет за собой проведение в каждой организации следующих мероприятий:
- принятие нормативных актов, закрепляющих перечень действий и ответственных лиц, с учетом мнения профсоюзного органа;
- уведомление работников о переходе на ЭТК, разъяснение порядка дальнейшего ведения записей о стаже;
- прием заявлений о выборе способа ведения трудовой книжки: только в электронном виде или с дублированием записей в бумажном варианте.
Все эти мероприятия должны быть проведены до конца 2020 года. Но уже в наступившем году работодатели будут передавать сведения о приеме и увольнении своих сотрудников в орган Пенсионного фонда РФ. Сведения будут накапливаться и служить основой для назначения пенсии. Тем самым электронный формат призван вытеснить бумажную трудовую книжку.
Важно! Для лиц, ранее не работающих и не имеющих трудовую книжку, она будет оформляться и вестись только в электронном формате.
Как будет происходить переход на электронный трудовые книжки в 2020 году?
Издание приказа о переходе на ЭТК не является обязанностью работодателя, это лишь мера определения ответственных лиц за каждое мероприятие.
Как правильно составить приказ о переходе на электронную трудовую книжку?
Форма приказа не имеет унифицированного варианта. Каждый работодатель вправе разработать свою и использовать ее для оформления локальных нормативных актов. В данном случае важно закрепить меру ответственности за конкретными лицами, кто будет осуществлять необходимые мероприятия. Назначаются также ответственные лица за передачу отчетности в ПФР о кадровых перемещениях.
Сроки уведомления персонала, приема заявлений о переходе и сдачи отчетности закреплены законодательно. Потому при их нарушении к работодателю будут применены меры наказания. Чтобы минимизировать последствия, издается приказ с указанием конкретных мероприятий и лиц, кто будет их осуществлять.
Общие правила составления приказов следующие:
- в верхней части документа указывается полное наименование организации (допустимо использовать фирменный бланк юридического лица или ИП);
- к обязательным реквизитам относятся: наименование документа и его номер, дата и место составления, кратко, о чем он издан;
- преамбула содержит ссылку на нормативный акт, в соответствии с которым приказ издан;
- текст «ПРИКАЗЫВАЮ», после которого следует перечисление мероприятий и ответственных лиц;
- подпись руководителя организации.
Номер приказу присваивается в соответствии с журналом регистрации. В приложении обязательно согласование с ответственными лицами с проставление их личных подписей и даты ознакомления.
Образец приказа о переходе на электронную трудовую книжку 2024 года
