Ежегодный оплачиваемый отпуск положен каждому сотруднику организации. Не исключение и руководитель, но в период его отсутствия необходимо предусмотреть возложение обязанностей директора, которое оформляется приказом.
На кого можно возложить обязанности директора на время отпуска?
Обязанности руководителя компании включают в себя организацию рабочего процесса, контроль за деятельностью производства в целом, подписание документации и т.д. Все эти функции на период отпуска необходимо делегировать другому сотруднику, в компетентности которого директор должен быть уверен. Назначение исполняющего обязанности руководителя на время его отсутствия является обязательным вне зависимости от численности организации.
Чаще всего в штате компании имеется заместитель или помощник руководителя. Именно на него он возлагает свои полномочия, но наделить правами директор может и иное лицо из штатного состава, закрепив их приказом.
Следует учитывать также требования устава предприятия относительно процедуры возложения обязанностей руководителя на время его отпуска. Если в нем оговорено, что необходимо согласование с вышестоящей организацией, советом директоров или учредителями, то соблюдается следующий порядок:
- Руководитель подает заявление на очередной отпуск с указанием продолжительности отдыха и даты его начала.
- Совет директоров (учредители) согласовывает время отсутствия директора и определяет замещающее его лицо.
При отсутствии у компании вышестоящей структуры руководитель самостоятельно решает, когда он отлучится в отпуск, и наделяет полномочиями любого сотрудника на время своего отсутствия.
Кто составляет приказ?
Замещение руководителя в обязательном порядке оформляется письменно. Для этого составляется приказ, являющийся локальным распорядительным документом по организации.
Приказ оформляет лицо, ответственное за учет кадров, на основании графика отпусков, личного распоряжения директора и решения общего собрания, если необходимо согласование с советом директоров или учредителями. Составить приказ может:
- секретарь;
- работник бухгалтерии,
- работник кадровой службы;
- иной сотрудник организации, в чьи должностные обязанности входит работа с кадровым составом.
Приказы по организации подписываются личной подписью директора или лица, его замещающего. Распоряжение в связи с отпуском руководитель подписывает лично до его наступления, затем оно согласовывается с лицом, на кого возлагаются полномочия.
Правила составления приказа
Унифицированной формы приказа законодательством не установлено. При его составлении следует руководствоваться правилами ведения делопроизводства. В документе должны содержаться следующие реквизиты:
- полное наименование организации в соответствии с уставными документами;
- место, дата составления и номер по порядковому учету приказов по личному составу;
- наименование документа;
- период нахождения директора в отпуске (дата начала и продолжительность в календарных днях);
- сведения о замещающем лице (должность, ФИО полностью);
- размер доплаты за выполнение трудовых обязанностей руководителя на период его отсутствия;
- дата подписания и личная подпись директора;
- согласование с замещающим лицом (дата ознакомления с приказом и личная подпись).
Дополнительно в приказе может быть указано основание для предоставления очередного отпуска, например, график отпусков.
Образец заполнения приказа о возложении обязанностей директора на другого сотрудника во время отпуска
Сколько и где хранится?
Все приказы по личному составу имеют длительный срок хранения. Федеральным Законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ (ч.4 ст.22.1) он определен в 75 лет.
Хранение распоряжений (в том числе о замещении руководителя на время его отпуска) в подлинном виде осуществляется в кадровом подразделении организации или в месте, определенном для сохранности таких документов в течение всего срока. Копии данных приказов хранятся в бухгалтерии до минования надобности.
