Что такое электронный документооборот (ЭДО) и как его организовать поэтапно

Все больше организаций переходят на электронный документооборот. Это удобно, поскольку позволяет сэкономить время и деньги. Но перед подключением нужно ознакомиться с законодательными требованиями, чтобы не пришлось платить штрафы.

Что такое ЭДО?

ЭДО — это электронный документооборот в организации. Все подписывают электронной подписью, или ЭЦП. Если требования соблюдены, электронный оригинал становится равнозначным бумажному. Это прописано в Федеральном законе РФ № 63 «Об электронной подписи» от 6 марта 2011 года.

Зачем подключать?

Главное назначение ЭДО — обмен документами внутри компании и за ее пределами. Электронный документооборот позволяет:

• контролировать работу подчиненных;
• организовывать коммуникацию между сотрудниками;
• передавать информацию государственным службам и ведомствам, собственным подразделениям и контрагентам;
• хранить архив.

Систему активно используют в разных организациях, ведь у нее много преимуществ:

1. Сокращает время на обработку документа.
2. Снижает затраты на канцелярию и отправку.
3. Позволяет быстро подготовить набор е-документов, когда предстоит налоговая проверка.
4. Снижает риск штрафов. В ЭДО быстро отправляются отчеты по налоговым обязательствам, поэтому пени исключены.

Как организовать поэтапно

В Федеральном законе № 63 от 06.04.2011 нет рекомендаций о том, как подключать ЭДО. Но многие организации внедряют новую систему так:

1. Получают электронно-цифровую подпись. Ее можно оформить в удостоверяющем центре Минсвязи.
2. Выбирают оператора и тариф. Среди наиболее популярных «СБИС», «Такском», «Диадок», «Калуга Астрал». При этом нужно учитывать не только стоимость, но и дополнительные возможности. Например, для международных операторов важен роуминг. Он позволяет обмениваться информацией с другими операторами. Также удобно, когда ЭДО можно интегрировать с другими системами: CRM (учет клиентов и продаж), 1С:Бухгалтерия.
3. Регистрируются на официальном сайте оператора. Далее следуют инструкциям и получают идентификатор участника.
4. Оповещают контрагентов о том, что перешли на электронный документооборот. Если партнеры уже используют ЭДО, отправляют приглашение внутри сервиса. Если нет, стоит предложить им перейти на новую систему.
5. Создают нормативный документ, в котором прописывают особенности документооборота. Отдают его на ознакомление сотрудникам, а после проводят обучение работе с ЭДО.

Какие документы перевести в цифровой формат

Согласно Федеральному закону № 48 “О переводном и простом векселе” от 11.03.1997, только вексель не может быть электронным. Остальные документы признаются действительными даже в том случае, если хранятся не в бумажной форме. Поэтому на ЭДО можно перевести практически все, относящееся к хозяйственной жизни организации. Электронными делают документы:

• классического делопроизводства: приказы руководителя предприятия, номенклатуру дел, докладные и объяснительные записки;
• кадрового учета (табель учета рабочего времени, журнал регистрации трудовых договоров и т.д.);
• первичные учетные формы: учет торговых операций, оплату труда, денежные средства, выданные под отчет.

Требования к электронным документам

При работе с ЭД нужно соблюдать законодательные требования. Если игнорировать правила, придется выплачивать штрафы и неустойки. Так, одно из важных условий — наличие ЭЦП. Для разных е-документов предназначена своя подпись:

1. Бумажные, переведенные в электронный формат — простая, неквалифицированная или квалифицированная.
2. Изначально созданные в электронном виде — усиленная квалифицированная.

Перед подключением нужно изучить законодательные акты:

• касательно подписи и обмена — федеральный закон № 149 от 27 июля 2006 года;
• о взаимодействии с государственными фондами и исполнительной властью — Постановление Правительства № 1494 от 25 декабря 2014 года.

Требования к работе с ЭД зависят от вида системы:

1. Внутренняя. Используются локальные нормативных актов. При помощи такого документооборота оформляют трудовые договоры и книжки.
2. Внешняя для связи с контрагентами. Каждая сторона самостоятельно определяет требования.
3. Внешняя для коммуникации с органами исполнительной власти. Нужно ориентироваться на приказы ФНС № 7-10/551@, № 7-10/552@ и приказ Судебного департамента при Верховном Суде РФ № 252 от 28 декабря 2016 года.

Как исправлять ошибки в е-документах

Порядок исправления ошибок одинаков для бумажных и электронных документов. Его регулируют:

• Федеральный закон № 402 от 6 декабря 2011 года;
• положение № 105 от 29 июля 1983 года о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденное Минфином СССР.

Если е-документы относятся к первичным учетным, то изменения вносят только после согласования сторон. При этом должны быть подписи каждого контрагента. Также обязательна дата внесения изменений. Но можно поступить по-другому:

• создать новый оригинал и параллельно аннулировать старый;
• применить акт об установленном расхождении (форма может быть произвольной);
• составить дополнительные документы, например, если товара доставили слишком много.

Как хранить ЭД

Е-документы хранят, опираясь на приказ Росархива № 236 от 20 декабря 2019 года. При работе с системой нужно:

• хранить в архиве не менее 2 экземпляров — рабочий и основной. Они должны размещаться на разных физических носителях.
• использовать ряд технических и программных средств. Эти инструменты воспроизводят, копируют, перезаписывают и контролируют состояние ЭД.
• каждые 5 лет проверять исправность носителей ЭД.

Какие есть подводные камни

При переходе на цифровую систему могут возникнуть следующие сложности:

1. Совмещение бумажного и электронного документооборота. Если контрагент не использует ЭДО, то частично документооборот сохранится в прежней форме. Не получится сократить время на обработку и доставку. Поэтому стоит как можно раньше отправить контрагенту предложение о переходе на ЭДО.
2. Долгое оформление электронно-цифровой подписи. Для регистрации нужно подать заявление в аккредитованный центр Минсвязи. Его рассматривают в течение 5 рабочих дней. Но время ожидания может затянуться, если будет собран не полный пакет документов.

Сколько это стоит?

Цена варьируется в зависимости от того, сколько «цифры» отправляет организация. Чем обширнее пакет, тем дешевле будет стоить работа с одним документом. За входящие обычно не приходиться платить.

Стоимость популярных операторов ЭДО в 2024 году:

Подключить ЭДО проще, чем может показаться на первый взгляд. Нужно лишь следовать инструкции, и регистрация пройдет быстро. Также обязательно изучить нормативные документы — это поможет организовать работу с системой.