Что такое электронный документооборот (ЭДО) и как его организовать поэтапно

Все больше организаций переходят на электронный документооборот. Это удобно, поскольку позволяет сэкономить время и деньги. Но перед подключением нужно ознакомиться с законодательными требованиями, чтобы не пришлось платить штрафы.

Что такое ЭДО?

ЭДО — это электронный документооборот в организации. Все подписывают электронной подписью, или ЭЦП. Если требования соблюдены, электронный оригинал становится равнозначным бумажному. Это прописано в Федеральном законе РФ № 63 «Об электронной подписи» от 6 марта 2011 года.

Зачем подключать?

Главное назначение ЭДО — обмен документами внутри компании и за ее пределами. Электронный документооборот позволяет:

  • контролировать работу подчиненных;
  • организовывать коммуникацию между сотрудниками;
  • передавать информацию государственным службам и ведомствам, собственным подразделениям и контрагентам;
  • хранить архив.

Систему активно используют в разных организациях, ведь у нее много преимуществ:

  1. Сокращает время на обработку документа.
  2. Снижает затраты на канцелярию и отправку.
  3. Позволяет быстро подготовить набор е-документов, когда предстоит налоговая проверка.
  4. Снижает риск штрафов. В ЭДО быстро отправляются отчеты по налоговым обязательствам, поэтому пени исключены.

Как организовать поэтапно

В Федеральном законе № 63 от 06.04.2011 нет рекомендаций о том, как подключать ЭДО. Но многие организации внедряют новую систему так:

  1. Получают электронно-цифровую подпись. Ее можно оформить в удостоверяющем центре Минсвязи.
  2. Выбирают оператора и тариф. Среди наиболее популярных «СБИС», «Такском», «Диадок», «Калуга Астрал». При этом нужно учитывать не только стоимость, но и дополнительные возможности. Например, для международных операторов важен роуминг. Он позволяет обмениваться информацией с другими операторами. Также удобно, когда ЭДО можно интегрировать с другими системами: CRM (учет клиентов и продаж), 1С:Бухгалтерия.
  3. Регистрируются на официальном сайте оператора. Далее следуют инструкциям и получают идентификатор участника.
  4. Оповещают контрагентов о том, что перешли на электронный документооборот. Если партнеры уже используют ЭДО, отправляют приглашение внутри сервиса. Если нет, стоит предложить им перейти на новую систему.
  5. Создают нормативный документ, в котором прописывают особенности документооборота. Отдают его на ознакомление сотрудникам, а после проводят обучение работе с ЭДО.

Какие документы перевести в цифровой формат

Согласно Федеральному закону № 48 “О переводном и простом векселе” от 11.03.1997, только вексель не может быть электронным. Остальные документы признаются действительными даже в том случае, если хранятся не в бумажной форме. Поэтому на ЭДО можно перевести практически все, относящееся к хозяйственной жизни организации. Электронными делают документы:

  • классического делопроизводства: приказы руководителя предприятия, номенклатуру дел, докладные и объяснительные записки;
  • кадрового учета (табель учета рабочего времени, журнал регистрации трудовых договоров и т.д.);
  • первичные учетные формы: учет торговых операций, оплату труда, денежные средства, выданные под отчет.

Требования к электронным документам

При работе с ЭД нужно соблюдать законодательные требования. Если игнорировать правила, придется выплачивать штрафы и неустойки. Так, одно из важных условий — наличие ЭЦП. Для разных е-документов предназначена своя подпись:

  1. Бумажные, переведенные в электронный формат — простая, неквалифицированная или квалифицированная.
  2. Изначально созданные в электронном виде — усиленная квалифицированная.

Перед подключением нужно изучить законодательные акты:

  • касательно подписи и обмена — федеральный закон № 149 от 27 июля 2006 года;
  • о взаимодействии с государственными фондами и исполнительной властью — Постановление Правительства № 1494 от 25 декабря 2014 года.

Требования к работе с ЭД зависят от вида системы:

  1. Внутренняя. Используются локальные нормативных актов. При помощи такого документооборота оформляют трудовые договоры и книжки.
  2. Внешняя для связи с контрагентами. Каждая сторона самостоятельно определяет требования.
  3. Внешняя для коммуникации с органами исполнительной власти. Нужно ориентироваться на приказы ФНС № 7-10/551@, № 7-10/552@ и приказ Судебного департамента при Верховном Суде РФ № 252 от 28 декабря 2016 года.

Как исправлять ошибки в е-документах

Порядок исправления ошибок одинаков для бумажных и электронных документов. Его регулируют:

  • Федеральный закон № 402 от 6 декабря 2011 года;
  • положение № 105 от 29 июля 1983 года о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденное Минфином СССР.

Если е-документы относятся к первичным учетным, то изменения вносят только после согласования сторон. При этом должны быть подписи каждого контрагента. Также обязательна дата внесения изменений. Но можно поступить по-другому:

  • создать новый оригинал и параллельно аннулировать старый;
  • применить акт об установленном расхождении (форма может быть произвольной);
  • составить дополнительные документы, например, если товара доставили слишком много.

Как хранить ЭД

Е-документы хранят, опираясь на приказ Росархива № 236 от 20 декабря 2019 года. При работе с системой нужно:

  • хранить в архиве не менее 2 экземпляров — рабочий и основной. Они должны размещаться на разных физических носителях.
  • использовать ряд технических и программных средств. Эти инструменты воспроизводят, копируют, перезаписывают и контролируют состояние ЭД.
  • каждые 5 лет проверять исправность носителей ЭД.

Какие есть подводные камни

При переходе на цифровую систему могут возникнуть следующие сложности:

  1. Совмещение бумажного и электронного документооборота. Если контрагент не использует ЭДО, то частично документооборот сохранится в прежней форме. Не получится сократить время на обработку и доставку. Поэтому стоит как можно раньше отправить контрагенту предложение о переходе на ЭДО.
  2. Долгое оформление электронно-цифровой подписи. Для регистрации нужно подать заявление в аккредитованный центр Минсвязи. Его рассматривают в течение 5 рабочих дней. Но время ожидания может затянуться, если будет собран не полный пакет документов.

Сколько это стоит?

Цена варьируется в зависимости от того, сколько «цифры» отправляет организация. Чем обширнее пакет, тем дешевле будет стоить работа с одним документом. За входящие обычно не приходиться платить.

Стоимость популярных операторов ЭДО в 2020 году:

КомпанияЦена
«Такском»При 200 исходящих в год — 2 000 р. (стоимость одного составит 10 р.). От 10 000 исходящих — 50 000 р., цена за единицу — 5 р.
«СБИС»500 р. при 500 исходящих (10 р. за единицу).
«Диадок»4 200 р. от 600 исходящих (единица — 7 р.). От 68 400 за пакет из 12 000 исходящих (цена за один — 5,7 р.)
«Корус»50 исходящих в месяц — 350 р. (7 за единицу). От 600 — 3 600 р. (6 за один).

Подключить ЭДО проще, чем может показаться на первый взгляд. Нужно лишь следовать инструкции, и регистрация пройдет быстро. Также обязательно изучить нормативные документы — это поможет организовать работу с системой.

 

Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!:

Adblock
detector